7 Şubat 2010 Pazar

Ön Büro Personeli Görev ve Sorumlulukları

Önbüro Personeli Görev ve Sorumlulukları

1. Önbüro Müdürü
2. Önbüro Müdür Yardımcısı
3. Shift Leader
4. Night Auditor
5. Resepsiyonist
6. Front Cashier
7. Telephone Operator
8. Bellboy

Görev ve Sorumluluklar

Önbüro Müdürü:
1. Resepsiyon bölümünün iyi işlemesi ve kontrolünden sorumludur.
2. Önkasa bölümünün iyi işlemesi ve kontrolünden sorumludur.
3. Santralin iyi işlemesi ve kontrolünden sorumludur.
4. Rezervasyon bölümünün iyi işlemesi ve kontrolünden sorumludur.
5. Personelin eğitimi ve kendini geliştirmesi için gerekli olan ortamı sağlamak.
6. Diğer departmanlarla koordinasyonu sağlamak.
7. Merkez satış ofisiyle ortak çalışmaları yürütmek.
8. Personeli ekip çalışmasına yönlendirmek ve motive etmek.
9. Departman içerisindeki Hardware ve demirbaşın korunmasını ve bakımını sağlamak.
10. Departmanı ile ilgili istatistikleri ve analizleri hazırlamak.
11. Personelin departman içi çalışması ve davranışlarından sorumludur.
2. Gelecek olan önemli misafirlerin karşılanmasından sorumludur.
13. Acentalar ile diyalogların kurulmasından sorumludur.
14. Önbüroda dönen günlük iş akışının kontrolünden sorumludur.

Önbüro Müdür Yardımcısı:
Önbüro Müdürüne vekillik eder ve önbüro müdürünün görev ve sorumluluklarını taşır.

1. Önbüro Müdürünün kendisine verdiği özel görevlerden sorumludur.
2. Misafir ve grup girişlerinin sorunsuz bir şekilde yürütülmesinden sorumludur.
3. Otel doluluğu konusunda önbüro personelini bilgilendirir.
4. Giriş yapan misafirlerin fiyatlandırılmasından ve kontrolünden sorumludur.
5. Muhasebeye günlük teslim edilen kasa raporunun kontrolünden sorumludur.
6. Otele giriş yapacak grupların oda dağılımlarını yapmak, çıkış yapacak misafirlerin hesaplarının kontrollerini yapmak.
7. Bir gün önce otele giriş yapan COMP, HOUSE ve indirimli fiyatlara sahip misafirlerin rezervasyon formlarını genel müdüre onaylatıp muhasebeye teslim etmek.
8. Giriş yapan misafirlerin Preforma, Deneme Faturası, Fiyatları ve Voucherlerinin kontrolünü yapar. Bunların muhasebeye eksiksiz olarak iletilmesinden sorumludur.
9. Oda dağılımlarından sorumludur.
10. Stammgast ve misafir adreslerinin düzenli olarak bilgisayara girilmesinden sorumludur.
11. Rezervasyonların düzenli olarak bilgisayara işlenmesinin takibinden sorumludur.
12. Forecastların takibinden sorumludur.
13. Yazışmaların zamanında ve düzgün olarak yapılmasının takibinden sorumludur.
14. Arrival ve Departure listelerini günlük olarak kontrol etmelidir.
15. Deskteki dosyalama işlerinin düzenli yürütülmesinden sorumludur.
16. Misafir şikayetleri ile ilgilenir.
17. Personelin görev başında eğitimine katkıda bulunur.

Shift Leader:
1. Misafir ve grup giriş işlemlerinin noksansız olarak yapılmasını sağlamak.
2. Otele giriş yapacak grupların oda dağılımlarında önbüro müdür yardımcısıyla birlikte çalışmak
3. Giriş yapan misafirlerden Stammgast olanları Registation kartlarından bulunup bilgisayara girilmesini sağlamak. Stammgast liste alıp Guest Relation sorumlusuna iletmek.
4. Gelen Rezervasyonları Bilgisayara işlemek.
5. Forecastların takibini yapmak.
6. Misafir adreslerinin bilgisayara girilmesine yardımcı olmak ve kontrolünü yapmak.
7. Rezervasyon ile ilgili yazışmalarda önbüro müdürüne yardımcı olmak.
8. C/İn yapan Clubcardlı misafirlerin gerekli departmanlara (F&B, Guest Relation) iletilmesini organize etmek.
9. Room change taleplerini karşılamak ve Housekeeping'e bilgi vermek.
10. Günlük arrival ve departure listelerini kontrol etmek ve gerekli önlemlerin alınıp alınmadığını check etmek (VİP, önemli notlar v.b.)
11. Misafirlerin giriş ve çıkış saatlerinin bilgisayara girişini sağlamak.
12. Housekeeping raporunun bilgisayara girişini sağlamak ve Farka Konu Odalar raporu geldiğinde inceleyip önbüro notlarını kaydetmek.
13. Misafir şikayetleri ile ilgilenmek.14. Personelin görev başında eğitimine katkıda bulunmak.

Night Auditor:
1. Shifti devir alırken günün önemli olayları hakkında arkadaşlarından bilgi almak.
2. Boş oda listesiyle anahtar kontrolü yapmak.
3. O gün gelen nakit ve kredilerin kontrolünü yapmak.
4. O gün basılan konaklama ücretlerini ve kurlarını kontrol etmek.
5. O günkü Check İn ve Check Out'ları kontrol etmek.
6. Uyandırmalara dikkat etmek.
7. Sabah erken çıkış yapacak odaların hesaplarını kontrol etmek ve tahsilatını yapmak.
8. O gün çıkış yapacak olan odaların hesaplarıyla ilgili gereken bilgileri bir sonraki shifte aktarmak.
9. Gece geç giriş yapan misafirlerin otele girişlerini yapmak ve fiyatlandırmak.
10. Kasiyerle beraber muhasebe için kasa teslim zaptını hazırlamak.
11. Departmanlar için gereken günlük listeleri çekmek.
12. Günlük ve aylık Forecast ve istatistikleri çekmek.
3. Safe anahtarları kontrolünü yapmak (var ise).
14. Bilgisayarda gün kapama ile ilgili işlemleri yapmak ve raporları kontrol ederek dosyalanmasını sağlamak.
15. O gün bildirilen arızaların fişlerini toparlayıp kontrol ve takip edilmesi için önbüro müdürü veya yardımcısına hazır hale getirmek.
16. O gün C/İn yapan misafirlerin Preforma ve deneme faturalarını basıp önbüro müdürü veya yardımcısına teslim etmek.
17. Önbüronun Kırtasiye ve basılı evrak stoklarını sürekli takip ederek ihtiyaç duyulan malzeme listesini hazırlayıp önbüro müdürü veya yardımcısına iletmek.

Resepsiyonist:
1.Misafirlerin ve grupların giriş işlemlerinin yapılmasını sağlamak.
2. Gelen arıza şikayetlerinin formlarını teknik servise iletmek.
3. Misafirlere istekleri doğrultusunda yardımcı olmak.
4. Housekeeping raporunun bilgisayarla karşılaştırılmasında shift leader’e yardımcı olmak.
5. Günlük arrival ve departure listelerini kontrol etmek.
6. Önkasa ile koordineli çalışmak ve check out yapan misafirlerin hesaplarını kontrol etmek.
7. Münferit girişlerde konaklama bedelinin tahsil edilmesini sağlamak.
8. Münferit veya küçük grup girişlerinde Registration kartlarındaki bilgileri bilgisayara kaydetmek
9. Uyandırma listesi tutmak.
10. Grup giriş ve çıkışlarında anahtar kontrolü yapmak.
11. Resepsiyonun temiz ve düzenli olmasını sağlamak.
12. Misafirlere gelen mesajların zamanında iletilmesini sağlamak.
13. Safe'lerin dağılımında önkasiyere yardımcı olmak.
14. Guest Relation ile koordineli çalışmak.
15. Resepsiyona gelen kayıp eşyanın muhafazası ve teslimi konusunda Housekeeping ile koordineli çalışmak.
16. Misafirlerin talep ettikleri Lunch box gibi siparişleri zamanında mutfağa vermek.
17. Misafirlerin Doğum günlerinin tesbitinde ve pasta siparişlerinin verilmesinde guest relation ile koordineli çalışmak.

Front Cashier:
1. Shifti teslim aldıktan sonra önkasa ile ilgili günlük kontrollerini yapmak.
2. O gün check out yapacak misafirlerin hesaplarının takibini yapmak.
3. Kredileri bilgisayara girmek.
4. Misafir hesaplarını tahsil etmek.
5. Tüm çek ve kredi kartı ödemelerinde kart kontrollerini sağlıklı bir şekilde yapmak.
6. Döviz bozmak ve bu işlemi yaparken bilgisayara girip Exchange formunu misafire vermek.
7. Kasasındaki nakit gelirleri ve dövizleri düzenli olarak tutmak ve periodik sayımlar yapmak suretiyle kontrol altında tutmak.
8. Safe'lerin dağılımını resepsiyonistle beraber yapmak. Depozit alıp misafir çıkışlarında tekrar iade etmek.
9. Gün sonunda muhasebe için night auditor ile beraber kasa teslim zaptı hazırlamak.
10. Yapılan indirim veya eksilemelerde o hesabı Printout edip üzerine gerekli not düşüldükten sonra önbüro müdürüne iletmek.
11. Gerekirse paidout vermek ve kaydetmek.
12. Tüm önkasa raporlarının doğru ve düzgün bir şekilde dosyalanmasını sağlamak.
13. Shiftler arası kasa devir teslimini yazılı ve imzalı olarak yapmak.
14. Çalıştığı yeri devamlı tertipli, düzgün ve temiz tutmak.

Switch Board:
1. Günlük gelen telefonları nazik bir şekilde cevaplamak.
2. Misafir telefonlarını direkt olarak odalara bağlamak. Sekreteri olan müdürlere dış hat telefonları direkt bağlamak.Sekreteri olmayan müdürlere ise arayan hakkında bilgi vermek.
3. Gereken notları sağlıklı bir şekilde almak ve mümkün olduğunca çabuk sahibine ulaşmasını sağlamak.
4. Telefon görüşmesi yapmak isteyen misafirlerin numarasını alıp kabinler'e bağlamak ve Voucher açarak ön kasiyere iletmek.
5. Günlük telefon cetvelini düzenli olarak tutmak.
6. Bir gün sonra çıkış yapacak misafirlerin telefon hatlarını kapatmak.
7. Giriş yapan misafirlerin telefon hatlarını açmak.
8. Misafir adreslerinin sisteme girilmesinde shift leadere yardımcı olmak.
9. Telefon aktarmasının sağlıklı bir şekilde yürüyüp yürümediğini devamlı kontrol etmek.
10. Telefonda mümkün olduğunca kısa ve öz konuşmaya gayret etmek ve santrali gereksiz yere meşgul etmemek.
11. Telsiz mesajlarını sürekli dinlemek ve aranan kişileri anons etmek.
12. Telefonları konsepte uygun biçimde açmak.

Bellboy:
1. Gelen ve giden misafirlerin valizlerinin taşınmasına yardımcı olmak.
2. Giriş yapan misafirlere odalarını göstermek.
3. Resepsiyon tarafından alınan notları misafirlerin odasına götürmek.
4. Backofficelerin ve deskin günlük temizliğini yapmak.
5. Lobinin düzenini kontrol etmek.
6. Üstlerinin verdiği görevleri yerine getirmek ve takip etmek.

3 yorum:

  1. Daha iyi anlatılamazdı

    YanıtlaSil
  2. çok işime yaradı bu bilgiler teşekkür ederim :)

    YanıtlaSil
    Yanıtlar
    1. Meltem Hanim, isinize yaradiysa ne mutlu bana :)

      Sil